Por: Lenin Robledo / Brenda Nohemí

Atender citas, entregar a tiempo los proyectos, planificar tareas o firmar documentos, son sólo algunas de las actividades que se realizan diariamente en una oficina. Es muy probable que esto provoque la acumulación de papeles y objetos en el escritorio, lo que podría pasar desapercibido en un día, pero al finalizar la semana, seguramente ya se habrán convertido en una gran cantidad de cosas que no se necesitan y que ocuparán gran parte del espacio de trabajo. ¿Las consecuencias? Perderse en un mundo de papeles y objetos que provocarán desorganización y caos.

Aunque pareciera una cuestión superficial, es una práctica común de muchos colaboradores quienes no prestan atención hasta que representa un problema para la realización de las actividades laborales. Son pequeños detalles que tienen gran relevancia, no sólo a nivel de imagen, sino que pueden afectar en la productividad de las empresas. Por ello, estas han comenzado a implementar herramientas y técnicas para promover la optimización de los recursos y espacios, por ejemplo, las 5 S (eses).

Las 5 S´ es una metodología desarrollada en Japón que fomenta el estado de orden, la cual consta de cinco pasos y  tiene como objetivo optimizar los procesos y espacios de trabajo para la mejora continua en la cultura organizacional de las empresas. Por las iniciales de las palabras en japonés, las 5 S´ se refieren a:

1. Seleccionar (Seiri): Tener lo necesario, identificar y clasificar los materiales indispensables para la ejecución del proceso. El resto, se considerará material innecesario y por lo tanto se eliminará o separará. 

2. Ordenar (Seiton): Que cada cosa tenga su sitio,  ordenar los materiales indispensables, facilitando las tareas de encontrar, usar y reponer.

3. Limpiar (Seiso): Área de trabajo limpia, es indispensable localizar y eliminar la suciedad del puesto de trabajo, así como realizar su correcto mantenimiento.

4. Estandarizar  (Seiketzu): Tener cada objeto con su lugar marcado, esta fase del proceso también  trata de distinguir fácilmente una situación “normal” de una “anormal”, es decir, el personal debe ser capaz de discernir cuando las tres S anteriores se están aplicando correctamente y cuando no.

5. Mantener (Shitzuke): Seguir mejorando. Las 5 S no tienen un fin, es un ciclo que se debe repetir continuamente y en el que se debe de disponer de una disciplina para mantener un puesto de trabajo ordenado y limpio, todos los días. 

Ross Cornejo, consultora en imagen pública para personas y empresas en Querétaro,  considera que con la implementación de esta metodología se logra una mejora en la productividad de todos los procesos, tanto administrativos como operativos y aumenta la calidad en los resultados de la organización ya que permite a los colaboradores realizar sus actividades de manera más sencilla, segura y eficaz.

Comenta que para adoptar esta técnica, la filosofía y los valores de la organización tienen gran importancia ya que “las empresas que están preocupadas y comprometidas con el desarrollo humano y el bienestar van a acercar estas herramientas y a fomentar la participación del personal de manera natural, más allá de imponer una regla que se tiene que cumplir por obligación”, indica. 

Asegura que es importante fomentar el hábito del orden y la limpieza en cada persona y hacer que distingan fácilmente los beneficios que esto aporta, tanto personales como colectivos.  En este círculo de mejora continua es indispensable la participación de todos los niveles: personal directivo, operativo, de mantenimiento y administrativo.

“Si la estructura de una empresa por dentro está sólida, el orden se proyecta fácilmente hacia el exterior y viceversa. Todos los procesos fluyen de manera positiva, correcta y con una visión óptima. Las 5 S´ es un proceso de mejora que genera conciencia en el colaborador al que invita a mantener la disciplina y constancia para lograr el éxito en esta práctica”, menciona.

Asimismo, la especialista destaca que más allá de contribuir a una buena imagen corporativa y personal, esta técnica es importante para la seguridad  del personal ya que disminuye los riesgos de algún accidente o lesiones de trabajo a causa de objetos innecesarios y de las limitantes en los espacios.

Añadió que, “las 5 S´ propician un ambiente de satisfacción y permanencia de los colaboradores. Si se comunica y se implementa de manera adecuada será una gran herramienta para generar motivación y fortalecer la autoestima, la empresa se convertirá en el ejemplo a seguir y los colaboradores comenzarán a adoptar estos hábitos de manera personal y en sus hogares.”

Ross Cornejo nos comparte algunos tips para iniciar la mejora en tu espacio de trabajo y hacer más óptimo el entorno laboral de tu empresa. Para ello, es importante poner en práctica la primera S (Clasificar).  Puedes comenzar con la pregunta: ¿qué es indispensable en mi área de trabajo?

-Después, identificar y clasificar los materiales necesarios para la ejecución de tus  procesos de trabajo.

-Hacer una lista por escrito de lo que sí utilizas.

-Luego, retirar de tu lugar lo que no se encuentra en la lista

-El resto se considerará material innecesario y por lo tanto se eliminará o separará.

-Es recomendable realizar un inventario de los materiales necesarios para cada puesto de trabajo.

Para comprobar si esta metodología está generando resultados positivos será de gran utilidad hacer los siguientes cuestionamientos entre los colaboradores e invitarlos a reflexionar acerca de esta práctica.

¿Cómo quedó mi lugar cuando retiré lo que no necesito?, ¿cómo me siento? y ¿para qué me sirvió?

De esta forma los motivarás a continuar con las siguientes fases. A partir de esto, los colaboradores dispondrán de las herramientas que realmente necesitan.Te garantizamos que las respuestas serán positivas y fomentarán un clima laboral más agradable para realizar sus funciones y actividades diarias. 

Recuerda que la imagen de nuestro espacio de trabajo refleja mucho de nosotros. Después de todo “nunca hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión”, como dijo Oscar Wilde.